Bestellungen zu erhalten ist das Ziel eines jeden Händlers. Nachdem du alles eingerichtet und deine Website live gestellt hast, wird es nicht lange dauern, bis deine ersten Bestellungen eingehen. Dieser Artikel gibt dir einen Überblick über die Funktionen und Möglichkeiten, aus denen du beim Umgang mit deinen Bestellungen wählen kannst.
Springe zu:
- Wo du deine Bestellungen findest
- So suchst und filterst du Bestellungen
- So erhältst du detaillierte Informationen zu einer Bestellung
- Wo du deine Bestelldokumente findest
- So verwaltest du mehrere Bestellungen gleichzeitig
Wo du deine Bestellungen findest
Wähle in der Seitenleiste deines Cockpits Bestellungen. Dies ist der zentrale Ort für das Bearbeiten deiner Bestellungen. Du findest alle Bestellungen, auch stornierte Bestellungen, in dieser Liste. Neue Bestellungen werden in fetter Schrift hervorgehoben. Außerdem wird dir die Anzahl neuer Bestellungen direkt neben dem Menüpunkt Bestellungen in deiner Seitenleiste in einem kleinen Kreis angezeigt, wenn du mindestens eine neue Bestellung hast. Sobald du eine Bestellung gewählt und somit die Detailansicht für die Bestellung geöffnet hast, wird die Bestellung nicht mehr als neu angesehen.
Über neue Bestellungen wirst du übrigens per E-Mail informiert. Du brauchst dir also keine Sorgen zu machen, dass du eine neue Bestellung nicht mitbekommst. Wenn du bereits in deinem Cockpit arbeitest, erhältst du zusätzlich in der rechten oberen Ecke eine Benachrichtigung, wenn neue Bestellungen hereinkommen.
So suchst und filterst du Bestellungen
Sobald du die ersten Bestellungen erhalten hast, kann es schwierig werden, den Überblick zu behalten. Daher bieten wir dir eine Suchleiste, Schnell-Filter, und Filter im oberen Bereich deiner Bestellübersicht.
Suchleiste
Du kannst mit der Suchleiste nach bestimmten Bestellungen suchen. Um dir bestmögliche Suchergebnisse bereitzustellen, musst du die Kategorie, in der du suchen möchtest, vorher festlegen: Kundenname (umfasst auch den Namen der Firma), E-Mail-Adresse (des Kunden), Kundennummer, Bestellnummer, Rechnungsnummer, Lieferadresse (umfasst nicht den Kundennamen), Rechnungsadresse (umfasst nicht den Kundennamen), Zahlungsmethode oder Versandmethode. Die Liste der Bestellungen wird automatisch aktualisiert während du den Suchbegriff eingibst. Auf diese Weise siehst du direkt, welche Bestellungen auf deine Eingabe zutreffen.
Hinweis
Du kannst die Suchleiste auch in Kombination mit Schnell-Filtern und Filtern nutzen.Schnell-Filter
Du hast drei Schnell-Filter zur Verfügung: Rechnung nicht erstellt (zeigt alle Bestellungen an, für die du noch keine Rechnung erstellt hast), Bezahlt / noch nicht versendet (zeigt alle Bestellungen mit dem Versandstatus Nicht versendet, Teilweise versendet oder Versandbereit an, die bereits als bezahlt markiert wurden) und Noch nicht bezahlt (zeigt alle Bestellungen mit dem Zahlungsstatus Zahlung ausstehend oder Teilweise bezahlt an). Du kannst alle Schnell-Filter und Filter zurücksetzen, indem du Alle wählst.
Du kannst dir Schnell-Filter als eine Art voreingestellte Filterkombination vorstellen, die du mit nur einem Klick anwenden kannst. Wie du in dem Beispiel sehen kannst, werden die Filter Bezahlt, Nicht versendet, Teilweise versendet und Versandbereit automatisch angewendet, da der Schnell-Filter Bezahlt / noch nicht versendet gewählt wurde:
Filter
Du kannst Bestellungen nach verschiedenen Kategorien filtern, z. B. nach Zahlungsstatus, Bestellstatus, Coupon-Kampagne und Bestellwert. Du kannst alle verfügbaren Kategorien sehen, wenn du wählst. Du kannst die Filter ganz nach deinen Bedürfnissen kombinieren. Das bedeutet, dass du mehrere Filter aus einer Kategorie wählen und sie mit mehreren Filtern anderer Kategorien kombinieren kannst.
Wenn du mehrere Filter aus einer Kategorie wählst, z. B. Bezahlt und Teilweise bezahlt aus der Kategorie Zahlungsstatus, werden diese Filter mit einer ODER-Logik verbunden. Das bedeutet, dass alle Bestellungen angezeigt werden, die entweder bezahlt ODER teilweise bezahlt sind. Wenn du nun Filter aus einer anderen Kategorie hinzufügst, z. B. Nicht versendet und Versandbereit aus der Kategorie Versand- / Abholstatus, werden diese Filter mit einer UND-Logik hinzugefügt. Das heißt, die beschriebene Filterkombination würde Bestellungen anzeigen, deren Zahlungsstatus Bezahlt ODER Teilweise bezahlt ist UND deren Versandstatus Nicht versendet ODER Versandbereit ist.
Hinweis
In der Kategorie Bestellstatus kannst du nur einen Filter wählen.Die Liste der Bestellungen wird nach jedem hinzugefügten oder entfernten Filter automatisch aktualisiert. Auf diese Weise siehst du direkt, welche Bestellungen auf deine Auswahl zutreffen. Deine angewendeten Filter werden außerdem im oberen Bereich deiner Bestellübersicht angezeigt, damit du schnell und einfach erfassen kannst, welche Filter zur Zeit angewendet werden.
Info
Wenn du während deiner täglichen Arbeit häufig eine bestimmte Filterkombination verwendest, die nicht durch die verfügbaren Schnell-Filter abgedeckt ist, kannst du die entsprechenden Filter wählen und dann die aktuelle URL deines Cockpits unter deinen Browser-Lesezeichen speichern. Da die gewählten Filter auch zu der URL hinzugefügt werden, kannst du jederzeit auf das Lesezeichen zugreifen und so die entsprechende Filterkombination auf deine Bestellübersicht anwenden. So erhältst du eine Art benutzerdefinierten Schnell-Filter, mit dem du deine Arbeitsschritte beschleunigen kannst.So erhältst du detaillierte Informationen zu einer Bestellung
Um dir eine bestimmte Bestellung näher anzusehen, wähle Bestellungen in der Seitenleiste deines Cockpits und wähle dann die Bestellnummer der Bestellung aus, die du bearbeiten möchtest.
In dieser Detailansicht kannst du alle für die Bestellung relevanten Informationen sehen. An dieser Stelle kannst du auch den Zahlungsstatus bearbeiten und den Versand bzw. die Abholung der Bestellung abwickeln. Zusätzlich kannst du den Verlauf jeder Bestellung nutzen, um einen Überblick über den Status der Bestellung zu erhalten.
Wo du deine Bestelldokumente findest
Natürlich sind Bestelldokumente ein wichtiger Teil deiner Bestellverwaltung. Es gibt gesonderte Artikel dazu, die dich über alle E-Mails und Bestelldokumente informieren, die an dich oder deine Kunden gesendet werden.
So verwaltest du mehrere Bestellungen gleichzeitig
In der Bestellübersicht hast du auch die Möglichkeit, grundlegende Aktionen für mehrere Bestellungen gleichzeitig auszuführen. Du kannst beispielsweise mehrere Rechnungen auf einmal abwickeln oder Bestellungen als ungesehen markieren.
So machst du das:
- In der Seitenleiste deines Cockpits, wähle Bestellungen.
- Aktiviere in der Bestellübersicht die Checkbox ganz links neben jeder Bestellung, die du verwalten möchtest. Deine Auswahl bleibt auch dann bestehen, wenn du zu einer anderen Seite deiner Bestellübersicht wechselst. Du kannst auch alle Bestellungen über alle Seiten hinweg gleichzeitig auswählen, indem du die Checkbox ganz links neben den Tabellenüberschriften aktivierst.
Sobald du die erste Checkbox aktiviert hast, ändert sich der Bereich der Tabellenüberschriften und zeigt dir an, wie viele Bestellungen du bereits ausgewählt hast.Info
Um deinen Arbeitsprozess und die Auswahl der Bestellungen einfacher zu gestalten, kannst du die Liste der Bestellungen zuerst mit Hilfe der Suchleiste, Schnell-Filter und Filter eingrenzen. - Im Bereich der Tabellenüberschriften, wähle Aktionen. Du siehst dann ein Dropdown-Menü mit den verfügbaren Aktionen.
- Wähle im Dropdown-Menü die gewünschte Aktion. Hier ist eine Übersicht der verfügbaren Aktionen:
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Als gesehen markieren
In der Bestellübersicht werden neue Bestellungen fett hervorgehoben und die Anzahl der neuen Bestellungen wird dir direkt neben dem Menüpunkt Bestellungen in deiner Seitenleiste in einem kleinen Kreis angezeigt. Diese Markierungen verschwinden erst, nachdem du die Detailansicht einer Bestellung geöffnet hast. Mithilfe der Stapelaktionen kannst du nun all deine Bestellungen bearbeiten, ohne die Detailseite der Bestellungen zu öffnen. Mithilfe der Stapelaktion "Als gesehen markieren" kannst du leichter den Überblick darüber behalten, welche Bestellungen bereits bearbeitet wurden und welche noch nicht. -
Als ungesehen markieren
In der Bestellübersicht werden neue Bestellungen fett hervorgehoben und die Anzahl der neuen Bestellungen wird dir direkt neben dem Menüpunkt Bestellungen in deiner Seitenleiste in einem kleinen Kreis angezeigt. Sobald du die Detailansicht für eine neue Bestellung geöffnet hast, wird die Hervorhebung der Bestellung in der Bestellübersicht entfernt. Das macht es schwieriger den Überblick über die Bestellungen zu behalten. Markierst du jedoch Bestellungen als ungesehen, stechen diese wieder heraus. Die erneute Hervorhebung und das erneute Hinzufügen des Kreises in der Seitenleiste, hilft dir dabei die Abwicklung deiner Bestellungen besser im Blick zu behalten. -
Rechnungen abwickeln
Wenn deine Kunden im Bestellprozess Rechnung oder Barzahlung als Zahlungsmethode wählen, musst du zunächst Rechnungen für deine Kunden erstellen, um Zahlungen erhalten zu können. Wenn du Rechnungen auf diese Weise abwickelst, hast du die Möglichkeit mehrere davon per E-Mail zu versenden oder sie in einem PDF-Dokument zusammenzufassen. Alles, was du tun musst, ist die entsprechenden Checkboxen zu aktivieren, bevor du den Dialog bestätigst. -
Lieferscheine abwickeln
Du hast deine Bestellungen fertig vorbereitet für den Versand/die Abholung? Mit dieser Aktion startest du nicht nur die Abwicklung der Bestellungen und erstellst die Lieferscheine für diese, sondern definierst auch den Status der Bestellungen. Und das alles auf einmal! Du kannst den Status der Bestellungen auf Versand-/Abholbereit oder Versendet/Abgeholt setzen. Gleichzeitig kannst du Bestätigungs-E-Mails an deine Kunden senden und/oder alle Lieferscheine in einem PDF-Dokument zum Ausdrucken öffnen. Aktiviere hierfür einfach die entsprechenden Checkboxen, bevor du den Dialog bestätigst.Hinweis
Wickelst du Bestellungen über diese Aktion ab, werden Tracking-Links nur dann hinzugefügt, wenn du Versand-Apps wie Sendcloud benutzt.
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Als gesehen markieren
- Bestätige die Aktion in dem Bestätigungsdialog.
Die gewünschte Aktion wurde durchgeführt.
Wenn du eine Bestellung ausgewählt hattest, die bereits den gewünschten Status hatte, wurde der Status nicht verändert.
Hier ist ein Beispiel:
Wenn du eine ungesehene und zwei gesehene Bestellungen auswählst und dann die Aktion Als ungesehen markieren durchführst, werden die zwei gesehenen Bestellungen als ungesehen markiert. Der Status der bereits als ungesehen markierten Bestellung wird nicht verändert.