Info
Diese Funktion richtet sich (zum Beispiel) an Händler, die neben ihrem bereits vorhandenen Ladengeschäft nun auch mit einem Online-Business starten, und somit besondere Anforderungen bezüglich der Vergabe von Bestell-und Rechnungsnummern haben.Hinweis
Jedes Land hat seine eigenen Gesetze bezüglich der Vergabe von Bestell- und Rechnungsnummern. Bitte erkundige dich nach den Vorschriften, die für dein Land gelten.Springe zu:
Rechnungsnummern und Bestellnummern sind wichtige Angaben auf deinen Bestelldokumenten. Unsere Software sorgt dafür, dass diese Angaben auf deinen Bestelldokumenten zur Verfügung stehen. Bestell- und Rechnungsnummern werden automatisch vergeben und folgen einer bestimmten Sequenz. Das gefällt dir so vielleicht nicht, und du möchtest eventuell noch ein Präfix vergeben oder Einfluss auf die Länge der Nummer nehmen. Das geht! Und wir zeigen dir wie:
Wo. Wie. Was.
- Navigiere in der Seitenleiste deines Cockpits zu Einstellungen > Shop.
- Wähle Bestelldokumente & E-Mails.
- Nutze die Karte Rechnungsnummernvergabe, wenn du Rechnungsnummern anpassen möchtest, bzw. Bestellnummernvergabe für die Anpassung von Bestellnummern.
Info
Da die Vorgehensweise für die Anpassung der Nummer identisch ist, erklären wir es dir im Folgenden am Beispiel von Rechnungsnummern. - Um deine Nummer anzupassen, kannst du ein Präfix (1) vergeben, die nächste Rechnungsnummer (2) bestimmen, und du kannst auch Einfluss auf die Länge der Rechnungsnummer (3) nehmen. In der Vorschau (4) siehst du direkt, wie die Nummer zusammengesetzt ist, und du hast so die Möglichkeit, noch Änderungen vorzunehmen, bevor du speicherst.
Wir schlüsseln die einzelnen Felder im Folgenden noch einmal genauer für dich auf.
Präfix
Das Präfix hilft dir, deine Nummer in einem gewissen Maße zu individualisieren. Werde kreativ - in folgendem Rahmen:
- Du kannst bis zu 20 Zeichen in das Feld eintragen.
- Du kannst Buchstaben und Zahlen sowie die Zeichen # + - _ verwenden.
Um es dir ein bißchen leichter zu machen, ist das Feld mit einem Platzhaltertext versehen. So kannst du dir besser vorstellen, welche Möglichkeiten du hast. Als Präfix eignet sich eine Jahreszahl oder der Name deiner Website genauso gut, wie eine Abfolge aus Zahlen und Buchstaben, die du vielleicht schon in Benutzung hast. Auch kann ein dir ein spezielles Präfix für deine Online-Verkäufe helfen, zwischen Online- und Offline-Rechnungen zu unterscheiden.
Nächste Rechnungsnummer
Jetzt kommt die eigentliche Rechnungsnummer ins Spiel. Du kannst in diesem Feld eingeben, wie die nächste Rechnungsnummer lauten soll, die vergeben wird. Gemäß deiner Vorgaben, ist das die nächste von der Software automatisch erstellte Nummer, die zusammen mit dem Präfix auf der Rechnung erscheint. Diese Nummer wird fortlaufend hochgezählt. Sobald eine Rechnung erstellt wurde, wird im Feld Nächste Rechnungsnummer die nächste verfügbare Rechnungsnummer angezeigt. Das System ist so aufgebaut, dass du nicht mehrere Rechnungen mit derselben Rechnungsnummer erstellt werden können.
Hinweis
Wenn du eine Testbestellung durchführst und in diesem Prozess auch eine Rechnung generierst, wird diese Nummer nicht als echte Rechnungsnummer erfasst, d.h. die Nummern werden nur für echte Bestellungen fortlaufend vergeben. Gleiches gilt für Bestellnummern.Länge der Rechnungsnummer
Je nachdem, welches Bestellaufkommen du erwartest, kannst du die Länge der Rechnungsnummer bestimmen. Deine Rechnungsnummer kann eine Länge von bis zu 20 Stellen haben. Wenn du z. B. eine 3-stellige Rechnungsnummer im Feld Nächste Rechnungsnummer eingetragen hast, aber ein Bestellaufkommen im 5-stelligen Bereich erwartest, wählst du "5-stellig" aus. Der Rechnungsnummer werden dann zwei Nullen vorangestellt.
Vorschau
Sobald du einen Eintrag in einem der oben genannten Felder vornimmst, siehst du im Feld Vorschau sofort, wie es auf deinem Bestelldokument angezeigt werden würde.
Probieren wir's aus
Ok, was haben wir uns dabei gedacht? In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass zusätzlich zum Online-Business auch ein Ladengeschäft existiert. Damit wir die Bestelldokumente für die Verkäufe im Online-Business und Ladengeschäft nicht durcheinander bringen, haben wir uns entschieden, mit einem Präfix die Online-Verkäufe deutlich zu kennzeichnen. Dies ermöglicht uns, sowohl für unser Ladengeschäft als auch für unseren Online-Business separate Rechnungsnummern zu erstellen.
Als nächste Rechnungsnummer (in unserem Fall die erste), haben wir uns für eine 3-stellige Folge entschieden, da wir dieses Jahr nicht mehr als 100 Online-Verkäufe erwarten. Wir möchten aber bei unseren Kunden auch nicht den Eindruck erwecken, dass wir noch nichts verkauft haben. Also entscheiden wir uns, bei 100 zu starten. Um auf Nummer sicher zu gehen, setzen wir die Länge der Rechnungsnummer 4-stellig an. Man weiß ja nie.
Die Vorschau gefällt uns gut, und wir übernehmen alles genau so für die Bestellnummernvergabe. Jetzt speichern wir noch alles, und das war's auch schon.