Du kannst deine Bestellungen als Excel-Datei exportieren. Diese Funktionalität kannst du beispielsweise nutzen, um die entsprechenden Daten für deine Steuererklärung zusammenzustellen oder um sie in einem anderen System weiterzuverarbeiten (z. B. in einem Buchhaltungssystem oder ERP-System).
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So exportierst du deine Bestellungen
- In der Seitenleiste deines Cockpits, wähle Bestellungen.
- Der Export wird nur die Bestellungen umfassen, die in der Liste deiner Bestellübersicht enthalten sind (seitenübergreifend), wenn du den Export startest. Bereite die Liste also gemäß deiner Anforderungen vor, bevor du den Bestellexport startest. Wenn du alle Bestellungen exportieren möchtest, kannst du diesen Schritt überspringen. Wenn du nur bestimmte Bestellungen exportieren möchtest, kannst du die Suchleiste, Filter und Schnell-Filter nutzen, um die Bestellungen einzugrenzen.
Info
Wenn du noch nicht mit der Such- und Filterfunktion für Bestellungen vertraut bist, empfehlen wir dir, zunächst den Artikel Erfahre mehr über die Verwaltung von Bestellungen zu lesen. - Wähle in der rechten oberen Ecke Bestellungen als Excel-Datei exportieren, um den Bestellexport zu starten.
- Du wirst nun zu einem neuen Tab für den Bestellexport geleitet.
Hinweis
Bitte schließe den neuen Tab erst, wenn der Download der Excel-Datei abgeschlossen ist. Abhängig davon, wieviele Bestellungen du exportieren möchtest, kann die Vorbereitung und der Download der Excel-Datei etwas länger dauern. Aber keine Sorge, du kannst in dem anderen Tab in deinem Cockpit weiterarbeiten.Der Export besteht aus drei Phasen:
- Die Excel-Datei wird vorbereitet und ein Text informiert dich darüber, dass der Download in wenigen Augenblicken beginnt.
- Sobald die Datei vorbereitet ist, startet der Export automatisch (falls dies von deinem Browser zugelassen wird, anderenfalls musst du den Download erst in einem Dialogfenster erlauben). In einigen Browsern kannst du den Fortschritt des Downloads im unteren Bereich deines Browser-Fensters in einer Statusleiste verfolgen (bspw. in Chrome). In anderen Browsern geschieht der Download im Hintergrund (z. B. in Safari und Firefox).
- Der Download ist abgeschlossen und du kannst die Datei öffnen. Die Art und Weise die Datei zu öffnen, hängt von deinem Browser ab. Einige Browser zeigen dir ein Dialogfenster, in dem du gefragt wirst, ob du die Datei öffnen möchtest (z. B. Firefox), andere fügen die Export-Datei zu einem Herunterladen-Symbol in der rechten oberen Ecke des Browsers hinzu (z. B. Safari) und wieder andere zeigen die Datei in der Fußleiste des Browsers an (z. B. Chrome).
Du hast deine ausgewählten Bestellungen exportiert. Du kannst die Datei nun weiter verarbeiten. Wir empfehlen dir, die Excel-Datei nach dem Öffnen an einem von dir festgelegten Ort zu speichern, damit du sie einfacher wiederfindest. Wenn du die Bestellungen erneut exportieren oder die Bestellungen mit anderen Filtereinstellungen exportieren möchtest, kannst du dies jederzeit machen. Der Name der Excel-Datei beinhaltet das Datum des Exports, um die Verwaltung der einzelnen Dateien für dich zu vereinfachen.
Die Struktur der Excel-Datei
Schauen wir uns die generelle Struktur der Excel-Datei mal etwas genauer an. Die Datei enthält eine Zeile pro Produkt, das in einer Bestellung enthalten ist. Wenn ein Kunde also eine Bestellung aufgegeben hat, in der drei verschiedene Produkte enthalten sind, enthält die Excel-Datei drei zugehörige Zeilen - eine Zeile pro Produkt. Die drei Zeilen haben daher in Spalten, die sich auf die gesamte Bestellung beziehen (bspw. die Bestellnummer oder die Rechnungs- und Lieferadresse), die gleichen Einträge. Wenn eine Bestellung nur ein Produkt enthält, findest auch auch nur eine zugehörige Zeile in der Excel-Datei - unabhängig davon, in welcher Menge das Produkt bestellt wurde.
Die folgenden Daten sind in der Excel-Datei enthalten:
| Name | Beschreibung |
| Bestellnummer | Die Bestellnummer. |
| Bestelldatum | Das Datum und die Uhrzeit der Bestellung. |
| E-Mail-Adresse | Die E-Mail-Adresse des Kunden. |
| Kundennummer | Die Kundennummer. Diese Information wird nur bei registrierten Kunden angegeben. |
| Telefonnummer | Die Telefonnummer des Kunden. |
| Lieferadresse | Die Lieferadresse für die Bestellung. Die Adresse ist in mehrere Spalten aufgeteilt, bspw. in Name und Hausnummer. Bei Bestellungen zur Abholung entspricht die Lieferadresse der Rechnungsadresse. |
| Rechnungsadresse | Die Rechnungsadresse für die Bestellung. Die Adresse ist in mehrere Spalten aufgeteilt, bspw. in Name und Hausnummer. |
| Zahlungsmethode | Die Zahlungsmethode, die vom Kunden ausgewählt wurde, um die Bestellung zu bezahlen. |
| Zahlungsstatus | Der Zahlungsstatus der Bestellung zum Zeitpunkt des Bestellexports. Die folgenden Werte sind möglich: Bezahlt, Teilweise bezahlt, Ausstehend, Erstattung ausstehend und Annuliert. |
| Versandmethode | Die Versandmethode, die vom Kunden ausgewählt wurde, um die Bestellung zu versenden. |
| Abholort | Der Abholort, der vom Kunden gewählt wurde, um die Bestellung abzuholen. |
| Versand- / Abholstatus | Der Versand oder Abholstatus der Bestellung zum Zeitpunkt des Bestellexports. Die folgenden Werte sind möglich: Nicht versendet, Nicht abholbereit, Versandbereit, Abholbereit, Teilweise versendet, Bestellung storniert, Retourniert, Teilweise retourniert, Versendet, Abgeholt und Zugestellt. |
| Kommentar des Kunden | Kunden können optional einen Kommentar im Bestellprozess hinterlassen. Wenn ein Kommentar hinterlassen wurde, wird er dir in dieser Spalte angezeigt. |
| Artikelnummer | Die Artikelnummer des Produkts. |
| Artikelname | Der Name des Produkts. |
| Variation | Wenn die Zeile Daten für die Variation eines Variationsproduktes enthält, zeigt dir diese Spalte Merkmale und zugehörige Werte der Variation an, bspw. Größe: 100 ml, Holzart: Mahagoni. |
| Menge | Die Menge, in der das Produkt bestellt wurde, abzüglich der Menge retournierter oder stornierter Produkte (zum Zeitpunkt des Bestellexports). Hier ein Beispiel: Ein Kunde bestellt initial 3 Flaschen Pflegeöl und 1 Gartentisch. Der Kunde gibt dann jedoch 2 Flaschen Pflegeöl und 1 Gartentisch zurück. Wenn der Bestellexport nach der Retour gestartet wird, ist die Menge des Pflegeöls 1 und die des Gartentischs 0. |
| Einzelpreis | Der Preis, den der Kunde pro Produkt bezahlt hat (falls festgelegt, der Angebotspreis, anderenfalls der reguläre Preis). Bitte beachte, dass Coupon-Ersparnisse hierbei nicht berücksichtigt werden. |
| Steuersatz | Der auf das Produkt angewendete Steuersatz. Der Steuersatz basiert auf der Steuerklasse, die du in deinem Cockpit für das jeweilige Produkt auf der Karte Preisgestaltung festgelegt hast. Wenn dein Unternehmensstandort jedoch in einem EU-Land liegt und die Bestellung in ein Nicht-EU-Land versendet wird (und andersherum), ist der Steuersatz immer 0%. |
| Enthaltene MwSt. | Die Mehrwertsteuer (MwSt.), die in der Gesamtsumme der Bestellung enthalten ist. |
| Gesamtproduktpreis | Der Gesamtpreis aller in der Bestellung enthaltenen Produkte (inkl. Coupon-Ersparnis). Wenn die Bestellung beispielsweise 3 Flaschen Pflegeöl (1 Flasche kostet 10 Euro) und 1 Gartentisch (1 Gartentisch kostet 30 Euro) beinhaltet, liegt der Gesamtproduktpreis bei 60 Euro (3 Flaschen x 10 Euro + 1 Tisch x 30 Euro). Bitte beachte, dass retournierte oder stornierte Produkte hierbei nicht berücksichtigt werden. |
| Versandkosten | Die für die vom Kunden gewählte Versandmethode anfallenden Versandkosten, um die Bestellung zu versenden. Wenn die Bestellung storniert wurde oder die Versandkosten im Rahmen einer Retour erstattet wurden, ist der Wert immer 0. |
| Nettobetrag | Die Gesamtsumme der Bestellung abzüglich der enthaltenen Mehrwertsteuer. |
| Coupon-Kampagne | Wenn der Kunde während des Bestellvorgangs einen Coupon eingelöst hat, wird dir die zugehörige Coupon-Kampagne in dieser Spalte angezeigt. |
| Coupon-Code | Wenn der Kunde während des Bestellvorgangs einen Coupon eingelöst hat, wird dir der zugehörige Coupon-Code in dieser Spalte angezeigt. |
| Enthaltene Coupon-Erparnis | Die Summe, um welche die Gesamtsumme der Bestellung aufgrund eines eingelösten Coupons reduziert wurde. Wenn eine Bestellung mit eingelöstem Coupon storniert oder vollständig retourniert wurde, ist der Wert immer 0. |
| Währung | Die Währung für alle in der Excel-Datei enthaltenen Geldsummen. |
| Testbestellung | Diese Spalte gibt an, ob es sich bei der Bestellung um eine Testbestellung handelt. Handelt es sich um eine Testbestellung, ist der Wert WAHR. Anderenfalls ist der Wert FALSCH. |
| Rechnungsnummer | Wenn du für die Bestellung eine Rechnung erstellst hast, findest du die zugehörige Rechnungsnummer in dieser Spalte. Bitte beachte, dass nur die initiale Rechnungsnummer in der Excel-Tabelle enthalten ist, eventuelle Rechnungskorrekturen werden nicht berücksichtigt. |
| Hinweis auf der Rechnung | Du kannst pro manueller Zahlungsmethode einen Hinweis zur Zahlungsmethode auf der Rechnung hinzufügen. Wenn die Bestellung mit einer Zahlungsmethode bezahlt wurde, für die du einen solchen Hinweis hinzugefügt hast, wird der entsprechende Hinweis in dieser Spalte angezeigt. |